Praktijkervaringen van andere gemeenten

Praktijkervaringen met Mens Centraal Met de implementatie van Mens Centraal wordt aandacht besteed aan de ICT-ondersteuning, maar vooral ook aan de inrichting van processen; deze worden integraal gemaakt/ verbonden met de processen van ketenpartners, en aan de manier van denken bij klantmanagers: van taakgericht naar doelgericht. De voorbeelden hieronder hebben dan ook vaak betrekking op slimmer ingerichte ketenprocessen waardoor aanzienlijke voordelen worden behaald.

1. Jongeren niet "lastigvallen" met onnodige dienstverlening en efficiënter werken:

Bij het RMC in Hoorn staan eind 2009 115 jongeren bekend, die geen startkwalificatie hebben, niet op school zitten en niet reageren op uitnodigingen. Omdat deze jongeren niet tussen wal en schip moeten geraken, worden zij in Hoorn bezocht door een jongerenwerker om te checken of er iets aan de hand is en of er eventueel hulpverlening nodig is.

Met Mens Centraal kan het RMC nu zien of een jongere al bekend is, bijvoorbeeld bij het UWV en daar al dienstverlening krijgt (denk bijvoorbeeld een Wajong uitkering). Als dit het geval is wordt er geen huisbezoek afgelegd. Alleen jongeren die niet bekend zijn krijgen nu nog een huisbezoek. Van de 115 jongeren bleken 74 jongeren al bekend te zijn. Door Mens Centraal is dus 50% minder onnodige dienstverlening gestart. Dat betekent efficiënter werken voor de medewerkers en de organisatie en voor de jongeren dat zij niet onnodig worden lastiggevallen met een huisbezoek.

Karin Vogelpoel - projectleider Mens Centraal West-Friesland (Hoorn)

Ook in Tilburg wordt op deze manier gewerkt:

Nét voor een huisbezoek - aangemeld door de leerplichtafdeling -  checkt een medewerker van de gemeente Tilburg Mens Centraal. Een praktisch voorbeeld: een meisje dat bezocht moet worden woont volgens de aangeleverde gegevens in Tilburg onder ambulante woonbegeleiding. In Mens Centraal is te zien dat het meisje is verhuisd naar Utrecht. De medewerker belt naar de woonbegeleiding en hoor inderdaad dat dit correct is. Een huisbezoek is niet meer nodig. De dienstverlening wordt overgedragen aan Utrecht.

2. Dienstverlening niet na elkaar, maar gelijktijdig inzetten voor de klant:

In Tilburg is Jongerenloket Blink actief. Nadat een jongere zich heeft gemeld aan het loket bij Blink gaat er een taak naar het Team nieuwe klanten en tegelijkertijd naar de Casemanager. Bij Team nieuwe klanten wordt een rechtmatigheidbeoordeling gedaan, de casemanager gaat aan de slag met ondersteunende voorzieningen. Beide processen worden tegelijkertijd opgestart.

Voordat Tilburg startte met Mens Centraal werden nieuwe klanten pas na 4 weken doorgegeven aan de casemanager. Nu kan direct naast een tijdelijke voorziening ook een proces voor kinderopvang of bijzondere bijstand opgestart worden.

Peter de Punder - Projectmanager Dienstverlening Tilburg

3. Integrale intake op alle leefgebieden

Bijna 3 jaar geleden is de gemeente Utrecht gestart met Mens Centraal. Het jongerenloket was net opgericht, processen waren beschreven en de kracht van het loket moest liggen in een integrale intake en diagnose op alle leefgebieden om de multi-problematiek van jongeren aan te pakken. De diagnose werd vastgelegd in Word en na afloop van de diagnose werd de verschillende dienstverlening, soms wel bij 5 ketenpartners, uitgezet per mail en telefoon.

Om goed informatie te kunnen delen met ketenpartners en de juiste management informatie te kunnen genereren gingen we op zoek een oplossing.

Via Wigo4it kregen we het advies eens naar Mens Centraal (destijds nog Jongeren Centraal) te kijken en waren zo enthousiast dat we een implementatie traject zijn gestart. Onze integrale diagnose wordt met Mens Centraal optimaal ondersteund en met behulp van het invoeren van signalen op allerlei aandachtsgebieden kunnen we snel en adequaat dienstverlening uitzetten bij de ketenpartners. Ons proces is met Mens Centraal gestructureerd en we kunnen met behulp van de klantvolgfunctionaliteit goed de regie voeren op onze klanten en bijbehorende dienstverlening.

Ramon Tromp- Projectleider Mens Centraal gemeente Utrecht

4. Gerichter vragen stellen tijdens de intake:

De medewerkster van het Jongerenloket in Alkmaar heeft in één middag tien (10!) intakes gedaan. Zij raadpleegt vooraf Mens Centraal en activeert de keten door middel van de signalen in Mens Centraal. Gedurende de dag geeft zij aan: "Ik voer heel andere gesprekken met de jongeren. Nu ik vooraf in MC kijk, weet ik meer en kan ik veel gerichter mijn intake doen". Na vijf uur sluit zij af en zegt: "Zo, ik ben helemaal klaar! Ik hoef niemand meer te bellen - alles loopt".

Femke Blokker- Beleidsmedewerker RMC Alkmaar

5. Sneller aanmelden en pro-actieve benadering:

In Purmerend liepen aanmeldingen voor schuldhulpverlening voor het gebruik van Mens Centraal via Algemeen Maatschappelijk Werk of via het WMO loket. Door het gebruik van Mens Centraal kunnen jongeren met schulden direct worden aangemeld. Bovendien wordt de klant actief benaderd door de schuldhulporganisatie in plaats van dat de klant zich voor aanmelding moet melden bij de schuldhulporganisatie.

6. Minder intakes en efficiënter werken:

In de sluitende aanpak van Purmerend werken UWV Werkbedrijf, gemeente, een re-integratiebedrijf en een werkvoorzieningschap samen. Jongeren zonder werk of opleiding die niet direct terug te plaatsen zijn naar een reguliere opleiding of arbeid krijgen vanuit de gemeente een tijdelijke, reguliere baan. In het aanmeld traject waren er voor het gebruik van Mens Centraal vier intake momenten nodig. Door het gebruik van Mens Centraal, kwam voor alle partijen informatie beschikbaar en werd de reeds geleverde dienstverlening inzichtelijk. Hierdoor is het aantal intakegesprekken teruggebracht naar twee.  Dit scheelt in inzet en capaciteit van de dienstverleners en is voor een jongere veel efficiënter.

Thijs Duysens - RMC coördinator Waterland (Purmerend)

7. Bekend welke dienstverlening wordt ingezet en door wie:

Voor alle organisaties die met Mens Centraal werken geldt dat zij meer inzicht krijgen in de dienstverlening van andere partijen. Bij een "nieuwe klant" kunnen zij belangrijke gegevens als NAW-gegevens en of er sprake is van een startkwalificatie al uit Mens Centraal halen.

Bijvoorbeeld Schuldhulpverlening in Hoorn, kan bij de aanmelding van een jongere meteen zien of deze is ingeschreven in de gemeente. Zonder inschrijving kan de dienstverlening niet starten.

Een verward persoon is voor re-integratie aangemeld bij het Reintegratie bureau van de gemeente. De klant heeft geen idee van eigen inkomsten of uitkering en zit in een GGZ traject. Inmiddels is een heel traject uitgezet (met onder andere testen), na Mens Centraal gecheckt te hebben, blijkt dat de klant een WAJONG uitkering heeft. "Dat verandert het hele traject". "Had ik het maar gelijk gecheckt, deze klant wordt al geholpen door het UWV."

Na de training Mens Centraal geeft de nazorgcoordinator van de gemeente Hoorn aan dat zij het idee heeft dat zij ex-gedetineerde jongeren nu sneller uit haar eigen caseload durft te halen en over te dragen aan de keten. Zij kan nu immers de klant volgen via Mens Centraal. Bouwen aan vertrouwen!

Karin Vogelpoel- projectleider Mens Centraal West-Friesland (Hoorn)

8. Efficiencyvoordelen voor organisaties, afschaffen formulieren:

Door het gebruik van het systeem Mens Centraal kan de overdracht aan een andere organisatie sneller geregeld worden. De NAW-gegevens zijn voor alle aangesloten partijen raadpleegbaar, waardoor deze gegevens niet in formulieren overgedragen hoeven te worden. In veel gevallen volstaat het invoeren van een signaal, het toewijzen van een taak en waar nodig een hele korte toelichting. Dit levert voor de organisaties een efficiencyslag op, zoals:

- afschaffen overdrachtsformulier RMC en ROC

- afschaffen overdrachtsformulier CTC-test en Leerwerkloket

- afschaffen intakeformulier voor Jongerenloket

- afschaffen overdrachtsmail/-formulier voor re-integratie

- afschaffen overdrachtsmail naar schuldhulpverlening

- aanscherpen benodigde registratie in de bronsystemen van het Werkbedrijf UWV

- aparte mailbox voor het aanmelden van WIJ-ers bij de gemeente is afgeschaft

- overdrachtsformulier van afd. Inburgering naar ROC is afgeschaft

- bij de gemeente is bijvoorbeeld het intake rapport aanzienlijk verkort

- grote afname van mailverkeer voor traject of cursus aanmeldingen

Diverse gemeenten.

9. Stroomlijnen van het ketenproces:

Een arbeidsconsulent van de gemeente Uden vindt Mens Centraal een uitkomst. "De eigenheid van mijn doelgroep brengt met zich mee dat er diverse disciplines binnen maar ook buiten de gemeentelijke organisatie ingeschakeld moeten worden om een zo optimaal mogelijke dienstverlening aan de cliënt te realiseren. Het systeem van Mens Centraal stroomlijnt dit ketenproces, vermindert de overlegmomenten maar verhoogt tegelijkertijd, de snelheid en inzicht in de situatie en dus de effectiviteit. Het begrip maatwerk kan nu op een nog hoger niveau gebracht worden."

Tom van Vessem - projectleider Mens Centraal Uden

10. Uitgevallen jongeren in beeld
Hulpverleners krijgen sneller zicht op werkloze en niet studerende jongeren. De regionale meld- en coördinatorfunctie (RMC) mag op basis van de Wet investeren in jongeren (WIJ) en de Wet werk en bijstand (WWB) gegevens inzien. Gewoonlijk weet een RMC pas dat een jongere thuis zit als een ROC dat doorgeeft. Als de jongere zich nu inschrijft voor een uitkering, kan RMC de gegevens inzien en de jongere sneller terug op school krijgen.